ISO 20121: la gestione degli eventi sostenibili

ISO 20121: che cos'è?

La UNI EN ISO 20121:2013 è una norma internazionale che definisce i requisiti di un sistema di gestione della sostenibilità degli eventi, si basa sui principi consolidati dei sistemi di gestione e incorpora alcuni elementi caratteristici della Linea Guida ISO 26000 per la responsabilità sociale.

La sua prima applicazione è avvenuta in occasione delle Olimpiadi di Londra 2012, anno di emissione della norma, questo è stato il primo grande evento certificato secondo la ISO 20121, su input del Comitato Organizzatore (LOGOC) di diversi anni precedente. In Italia, il primo grande evento sostenibile certificato secondo la ISO 20121 è stato invece l’Expo di Milano del 2016.

Qualsiasi tipologia di evento, dalla manifestazione sportiva allo spettacolo musicale, dal congresso scientifico alla rassegna cinematografica, compresi eventi di marketing e quelli di natura politica influiscono direttamente su ambiente ed economia dal consumo energetico a quello della risorsa idrica alla produzione di scarti, effetti sulla biodiversità, impatto sul territorio.

ISO 20121 e gli eventi sostenibili

Per evento la norma intende “un’assemblea programmata nel tempo e nello spazio dove viene creata un’esperienza e/o veicolato un messaggio”. La definizione si applica evidentemente a molte tipologie diverse di eventi: pertanto si rivolge a varie tipologie di eventi, dalla manifestazione sportiva al webinar.

Un evento è sostenibile quando è “ideato, pianificato e realizzato in modo da minimizzare l’impatto negativo sull’ambiente e da lasciare un’eredità positiva alla comunità che lo ospita” (United Nations Environment Programme – UNEP 2009).

ISO 20121: a chi si rivolge?

Il sistema di gestione della sostenibilità degli eventi può essere implementato:

1. da una Società/ente specializzato, il cui core business sia l’organizzazione di eventi (agenzie di comunicazione, fiere e centri congressi, teatri, cinema e auditorium, assessorati alla cultura e al turismo di enti locali, ecc.);
2. dalle Società che intendano gestire i propri eventi aziendali in modo sostenibile.

La certificazione UNI EN ISO 20121:2013 può riguardare qualsiasi tipologia di evento e presuppone la chiara definizione dello scopo di certificazione, che deve indicare se il sistema di gestione si applica:

• al singolo evento,
• a una gamma di eventi dello stesso tipo,
• a tutti gli eventi gestiti da una Organizzazione.

La struttura della norma

La struttura della norma ISO 20121 si basa sull’High Level Structure comune a tutte le norme sui sistemi di gestione e prevede l’integrazione del modello PDCA (Plan, Do, Check, Act) con il ciclo di vita degli eventi (dalla fase di progettazione a quella di esecuzione e successivo reporting).

La sostenibilità dell’evento è infatti applicata in ogni sua fase:

• preparazione e allestimento,
• organizzazione ed erogazione,
• chiusura dell’evento ed operazioni di smontaggio.

Tutti coloro che lavorano (progettisti, fornitori, operatori) all’evento, ma anche coloro che vi partecipano, vengono sensibilizzati, coinvolti ed incoraggiati a contribuire con il proprio comportamento a realizzare un “Evento Sostenibile”, che abbia quindi il minor impatto ambientale possibile, obiettivo chiave della certificazione UNI EN ISO 20121:2012.

Nell’appendice (Annex A) è  stata inserita una guida alla norma molto utile alla comprensione dei requisiti e quindi alla sua implementazione. 

Tra le indicazioni degne di nota:

• le indicazioni riportate nel punto A.2, relative allo scopo: un evento non si può dichiarare conforme alla norma, di conseguenza lo scopo di certificazione deve chiarire se il sistema dell’organizzazione è applicabile ad un evento  (es: un meeting, una singola manifestazione sportiva), ad una tipologia specifica di eventi (es: Fiera Annuale del Gelato), oppure a tutti gli eventi gestiti.
• le indicazioni relative alla comunicazione: la comunicazione non è solo quella verso l’esterno ma anche quella interna. Per la comunicazione verso l’esterno è necessario definire, implementare e mantenere attive delle procedure con i fornitori e le parti interessate.

Come in tutte le norme di gestione l’organizzazione deve avere ben identificato e valutato l’applicabilità della legislazione vigente.

ISO 20121: punti chiave

La norma prevede alcuni punti fondanti, come a seguito:

• determinazione dei principi di sviluppo sostenibile. Per la definizione di tali principi, la norma suggerisce di fare riferimento ai seguenti: gestione etica delle risorse, inclusività, integrità, trasparenza, l’organizzazione può implementare altri principi facendo riferimento alla norma ISO 26001,
• valutazione degli impatti significativi dell’evento nei tre ambiti della sostenibilità: sociale, ambientale ed economica,
• individuazione di obiettivi e traguardi mirati per ciascuno degli aspetti significativi con chiara definizione di azioni, tempi e risorse necessarie per il loro conseguimento e della modalità di valutazione dei risultati,
• definizione della comunicazione con gli stakeholder attraverso un piano specifico esaustivo per l’intero ciclo di vita dell’evento,
• organizzazione della “supply chain” in ottica sostenibile con inserimento di parametri coerenti con i principi e la politica definita,
• monitoraggio della performance, sempre con riferimento ai principi e alla politica adottata dall’organizzazione e avendo cura di identificare e gestire correttamente quanto appreso da eventi pregressi in modo da metterli a frutto per la progettazione di quelli successivi.

ISO 20121: benefici

L’adozione della ISO 20121 comporta una serie di benefici per le imprese, sia diretti sia indiretti:

• risparmio dei costi conseguenti al contenimento dei consumi energetici, alla diminuzione dei rifiuti o all’acquisto di prodotti locali,
• vantaggi reputazionali derivanti dalla visibilità di un evento etico, dimostrando l’impegno dell’azienda sui temi della sostenibilità ambientale e della responsabilità sociale,
• incentivo all'utilizzo di tecnologie innovative che permettono di ottimizzare l’utilizzo delle risorse,
• diffusione di una maggiore consapevolezza fra partecipanti, dipendenti, fornitori e nella comunità locale riguardo i benefici di prodotti e servizi eco-compatibili,
• benefici in termini sociali per il territorio attraverso l’opportunità di impiego e di business per i fornitori locali,
• sviluppo di un approccio sistematico efficiente ed efficace ai principi di sviluppo sostenibile
• implementazione di un sistema di monitoraggio e di registrazione delle performance di sostenibilità,
• caratterizzazione della catena di fornitura in senso più sostenibile.

Le attività di Rete Clima per gli eventi a basso impatto (o carbon neutral)

Rete Clima, grazie alla propria consolidata esperienza in tema di gestione dell'impronta ambientale anche nello specifico campo degli eventi, offre un supporto tecnico completo per l'eco-progettazione dell'evento anche con il possibile sviluppo del Sistema di Gestione degli Eventi (SGE) aziendale, il supporto all'audit certificativo ed al mantenimento del SGE stesso.

Sinteticamente le qualità di Rete Clima e le azioni operative:

• competenza e professionalità della consulenza offerta per la costruzione di sistema rispondente ai requisiti specifici,
• integrazione con altri sistemi di gestione esistenti ed affini (es. ISO 14001 o ISO 9001,...etc.),
• formazione specifica personale interno,
• audit interni e supporto riesame direzione,
• partecipazione all'audit di certificazione fino all’ottenimento del certificato.

E poi, integrando le logiche dell'eco-progettazione (anche in coerenza con le indicazioni della norma ISO 20121) verso obiettivi di sostenibilità ancora più ambiziosi:

• calcolo della carbon footprint dell'evento secondo la norma ISO 14067,
• identificazione delle soluzioni organizzative a minore impatto climatico,
• neutralizzazione delle emissioni di gas serra residue,
• supporto alla comunicazione dell'evento carbon neutral,
• possibili azioni forestali nazionali collegate all'evento, aggiuntive rispetto alla neutralizzazione delle emissioni serra.

Le due attività di eco-progettazione dell'evento e di valutazione della sua carbon footprint sono perfettamente coerenti con la nostra visione di "lavoro per processi" e di utilizzo delle tecniche di LCA - Life Cycle Assessment, che permettono di operare scelte tecniche consapevoli sulla base della piena comprensione dell'impatto ambientale e climatico di ciascuna di esse.